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Zeiterfassung mit Excel

Jacky von Clockout 18. März 2021 | Lesezeit: ca. 7 min

Im Zeitalter der zunehmenden Digitalisierung kommt es nicht selten vor, dass Arbeitnehmer verblüfft auf das eigene Abrechnungssystem schauen. Während die Technologie immer größere Sprünge macht, befinden sie sich gefangen in einer Blase. So ist das „papierlose Büro“ für viele Arbeitgeber immer noch ein Fremdwort. Statt einfacher Datenpflege gibt es regelrechte Zettelkriege, die nicht selten für Frustration sorgen. Dabei kann es so einfach sein! Wer früher mühselig seinen Stundenzettel einreichte, der ist heute mit bereits wenigen Tastenschlägen am Ziel. Excel gilt dabei als beliebteste Anwendung, um die Arbeitszeit einfach zu protokollieren. Clockout, das neue Zeiterfassungssystem von Personizer, geht dabei sogar noch einen Schritt weiter.

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Excel, das beliebte Zeiterfassungssystem

Die Excel-Tabelle ist weiterhin ein beliebtes Hilfsmittel in vielen Personalabteilungen. Ermöglicht sie doch eine leichte, praktische und in den meisten Fällen für alle zugängliche Arbeitszeiterfassung. Alle notwendigen Daten werden in einen Stundenzettel eingetragen. Ein passendes Excel-Tabellenblatt dafür anzulegen gelingt meist recht schnell. Die Mitarbeiter erhalten ihren Stundenzettel zum Ausfüllen, der dann an die Personalverantwortlichen weitergeleitet wird. Dort werden Daten zu Anwesenheit, Überstunden oder auch spezifischen Jobnummern und Projektaufträgen vermerkt und zusammengefasst. So ergibt sich ein Überblick über die erbrachten Stunden pro Mitarbeiter, der als Stundennachweis abgelegt wird. Aber auch eine Zeiterfassung nach Projekt und Kunde ist beispielsweise möglich und beliebt, um gewisse Ressourcenverteilungen besser im Blick zu behalten.

Eine gute Methode also, um die Zeiterfassung im Unternehmen voran zu treiben. Wenn Personalabteilungen und Geschäftsführer sich schließlich zu einem solchen digitalen Schritt entscheiden, sind sie mittlerweile nicht mal mehr auf einen Excel-Helden unter den Mitarbeitern angewiesen. Es finden sich diverse Angebote vorgefertigter Excel-Tabellen für Zeiterfassung und Stundennachweise im Internet. Viele davon können einfach so für die Zeitabrechnung übernommen werden und sind oftmals kostengünstig oder kostenfrei zu erhalten. Wenn auch du in deinem Unternehmen mit digitaler Zeiterfassung und Excel durchstarten willst, wirst du sicher schnell fündig.

Excel-Tabellen für die Zeiterfassung herunterzuladen ist in den meisten Fällen völlig unverbindlich. Das Einzige was dein Unternehmen bereitstellen sollte ist eine Lizenz für das Microsoft Office-Paket, sodass deine Mitarbeiter auch direkt loslegen können. Allerdings sollten dir einige Dinge klar sein, wenn du fehlerfrei mit Excel durchstarten möchtest.

Excel‑Tabelle – Freund oder Feind?

Die Excel-Tabelle kann in ihrer Anwendung so einige Prozesse erleichtern und übersichtlicher machen. Vorausgesetzt man weiß, wie es funktioniert! Wenn deine Mitarbeiter sonst nie mit digitaler Organisation und Tabellen in Berührung kommen, kann es ein ziemlich langer Prozess werden. Obwohl es grundsätzlich für die Basisnutzung von Excel keine Schulungen braucht, halten sich Mitarbeiter, die sonst nie in Excel arbeiten womöglich an der Aufgabe der Zeiterfassung auf.

Zwar ist auch in Zeiterfassungsvorlagen die Oberfläche einer Excel-Tabelle teils selbsterklärend gestaltet, aber der erste Eindruck trügt. Die Arbeit mit Excel nimmt oft ohne Einstiegskenntnisse mehr Zeit in Anspruch als eigentlich notwendig. Bei einem kleinen Betrieb ist das noch nicht zwingend problematisch. Allerdings multipliziert sich der Zeitfaktor bei der Excel Zeiterfassung mit wachsenden Unternehmen genauso, wie der Frust der Mitarbeiter.

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Organisationstalent oder Zeitfalle?

Dazu kommt die Komplexität der Excel-Tabelle, innerhalb der Datenblätter, die zusätzliche Schwierigkeiten im Umgang mit sich bringt. Die Arbeitszeiterfassung wird zu einem Rodeo für deine Mitarbeiter. Am Ende landet die Datenmenge leider teilweise mehr schlecht als recht bei deinem Personalverantwortlichen, der bei der Korrektur und Zusammenführung der Daten noch mehr Zeit verliert. Ein Teufelskreis also?

Natürlich kannst du die verantwortlichen Mitarbeiter, zumindest also die Personalabteilung, noch einmal auf eine Schulung schicken, um den Umgang mit Excel zu festigen. Angebote für den Einstieg mit Excel gibt es zur Genüge. Allerdings geht auch diese Maßnahme, je nach Größe deines Unternehmens, ganz schön ins Geld. Da hast du vielleicht an den Zeiterfassungstoolkosten gespart, aber wirst es in der sehr spezifischen Weiterbildung deiner Mitarbeiter wieder los.

Wir schließen also daraus: Excel ist ein hilfreiches Tool, wenn man weiß, wie man damit umgehen muss. Die vielen Möglichkeiten und die Komplexität der Excel-Tabellen verbergen große Zeitfresser für dich und dein Unternehmen. Auch die Einschränkung in der Bearbeitung ist ein schwieriger Faktor. Zwar kann jeder deiner Mitarbeiter eine Excel-Tabelle öffnen, wenn er die Microsoft Lizenz besitzt, doch die Bearbeitung ist jeweils nur einem Anwender gestattet. Paralleles Arbeiten und Einpflegen der Stundenzettel ist nicht möglich.

Clockout – die moderne Erweiterung der Excel‑Tabelle

Excel und Zeiterfassung, das geht auch moderner! Wem ein digitaler Sprung etwas zu mutig scheint, der kann jetzt das Zeiterfassungstool Clockout als Excel-Version erhalten und ausprobieren! Alle Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Lösung zum Anschauen, Eingewöhnen und natürlich Nutzen. Die Vorteile, die das digitale Zeiterfassungstool mit sich bringt, lassen sich in kleiner Version bereits in unserer vorprogrammierten Excel-Tabelle genießen. Wer am Ende überzeugt ist und es noch einfacher und zeitsparender möchte, der kann ganz einfach auf das Clockout-Original wechseln. Die Vorteile sind noch nicht deutlich genug? Wir fassen gerne noch einmal zusammen, warum Clockout als Excel oder auch direkt als digitales Tool die Lösung für die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen ist:

Mit der Verwendung von Clockout können sowohl Personaler als auch Arbeitnehmer Zeit und Nerven sparen. Die neue Anwendung von Personizer sorgt dafür, dass Arbeitnehmer ihre Stunden selbst eintragen können. Ganz einfach und unkompliziert, mit nur wenigen Klicks. Clockout kommt dabei ganz ohne Zettelkrieg und Wartezeit aus. Die Einträge werden in Echtzeit hinterlegt und sorgen für eine transparente Übersicht im Team. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht ein sofortiges Einsteigen und kommt ganz ohne aufwändige Schulungen aus. Mit verschiedenen Dashboard-Einstellungen ist schnell einsehbar, wer aktuell wie viel gearbeitet hat. Befinden sich deine Mitarbeiter vielleicht schon in den Überstunden? Dann können sie das mit Clockout genau und übersichtlich sehen und ihre Arbeitszeit besser planen oder früher in den Feierabend gehen– mit nur einem Klick. Clockout macht es möglich.

Entspannt und sicher in die Zeiterfassung einsteigen

Am Monatsende bleibt es weiterhin entspannt für dich und deine Mitarbeiter. Clockout überträgt die Daten in Echtzeit an deine Personalabteilung. Somit wird auch hier der Arbeitsaufwand erheblich reduziert. Wer an dieser Stelle Sorge hat, dass die Daten unterwegs von Dritten eingelesen werden könnten, der irrt sich. Clockout schützt nach modernsten Standards. Die Server stehen in Deutschland – somit sind all unsere Kunden durch deutsches und europäisches Datenschutzrecht abgesichert.

Abgesichert ist zudem deine Unternehmenskasse. Clockout setzt nicht nur auf eine einfache Übersicht, sondern auch auf ein günstiges Preismodell. Bis zu 5 Benutzer sind dabei kostenlos – ohne etwaige Features einbüßen zu müssen. Ist dein Unternehmen größer, so zahlst du ab dem 6. Benutzer für jeden Arbeitnehmer nur 1,50 € pro Monat. Klingt gut? Kommt noch besser! Eine moderne Online-Urlaubsverwaltung wird dank der Anwendung „Vacationizr“ zum Kinderspiel. Ein entsprechendes Bundle beider Programme gibt es für 3 € pro Benutzer im Monat.

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Jacky von Clockout 18. März 2021
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