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3 Gründe für die Einführung einer digitalen Zeiterfassung

Jacky von Clockout 4. Februar 2021 | Lesezeit: ca. 5 min

Digitale Zeiterfassung ist für viele Unternehmen nach wie vor ein Fremdwort. Viel zu sehr scheut man den Einsatz digitaler Mittel – nicht selten auf Kosten der eigenen Mitarbeiter. Ein digitales Arbeitszeitkonto ist dem Vorwurf ausgesetzt, es sei zu kompliziert und die Daten nicht ausreichend geschützt. Das eine Generalüberholung in diesem Bereich nicht nur wünschenswert, sondern auch notwendig ist und wie die eigenen Mitarbeiter von einer digitalen Arbeitszeiterfassung profitieren, erfährst du in diesem Artikel.

Clockout

Einfaches, sicheres und schnelles Erfassen und Dokumentieren von Arbeitszeiten.

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Der Status Quo

Viele Arbeitnehmer kennen es nach wie vor. Ein, in die Jahre gekommenes, aber unverändertes Ritual: Das morgendliche Treffen an der Stechuhr. Der Ort, an dem man mit einem „Guten Morgen“ beginnt und sich später in den Feierabend verabschiedet. An diesem Prinzip, dass sich über Jahrzehnte bewährt hat, halten noch immer viele Unternehmen fest. Denn obwohl das System der Stechuhr als verlässlich gilt, ist doch am Ende eine umständliche Berechnung der gesamten Arbeitszeit notwendig. Höchste Zeit für ein Update – genau hier setzt „Clockout“ an. „Clockout“ aus dem Hause von Personizer setzt auf digitale Arbeitszeiterfassung für jedes Unternehmen.

Warum schwer, wenn es auch einfach geht?

Nicht selten kam es vor, dass Arbeitnehmer in der Vergangenheit viel Zeit damit verbrachten, ihre Stunden ordnungsgemäß zu protokollieren. Doch der Zettelkrieg war an dieser Stelle nicht vorbei, sondern wurde lediglich in die Buchhaltung verlagert. Dort wütete er weiter und sorgte oft für Kopfzerbrechen. Eine digitale Zeiterfassung beendet diesen Papierwirrwarr. Das entlastet nicht nur die Mitarbeiter, sondern schont auch die Umwelt. Losgelöst von einer nervenaufreibenden Dokumentation der Arbeitszeit, gelangst du mit „Clockout“ mit nur wenigen Klicks zum Ziel. Das System springt schnell auf Unregelmäßigkeiten an, was wiederum den Aufwand der Buchhaltung verringert. Der mühselige Aufwand, die Daten der Mitarbeiter ins eigene System zu übertragen, entfällt hier. „Clockout“ sorgt dafür, dass du, statt Papierberge zu stapeln, alle notwenigen Daten zentral und übersichtlich an einem Ort wiederfindest.

Mit Clockout zur besseren Übersicht der Arbeitszeiten

Transparenz ist das passende Stichwort, wenn es um die eigenen Arbeitszeiten geht. Jeder Arbeitnehmer möchte schließlich wissen, wie es derzeit auf seinem Stundenkonto aussieht, ohne die Personalabteilung anmailen zu müssen. Die digitale Zeiterfassung mit „Clockout“ zeigt dir sofort auf, wie es momentan auf deinem Stundenkonto aussieht. Haben sich bereits Überstunden angesammelt? Oder ist man versehentlich schon in den Minusbereich gerutscht? All diese Fragen kann man bei Clockout schnell und in Echtzeit bei nachverfolgen. Unklarheiten lassen sich einfach beseitigen, sodass Arbeitnehmer stets wissen, wie ihr Arbeitspensum derzeit protokolliert ist. Die Stundenzettel werden digitalisiert und sind somit nicht nur auf der Arbeit abrufbar, sondern auch Zuhause über den Laptop oder von unterwegs mit der App.

Mehr Transparenz führt zur verbesserten Teamarbeit

Ein weiterer Pluspunkt der digitalen Zeiterfassung mit „Clockout“ wirkt sich auf die Arbeit im Team aus. Im Dashboard werden dem Admin alle Arbeitszeiten übersichtlich dargestellt, sodass er sehen kann wer von den Kollegen gerade arbeitet. Das klappt super über den heimischen Laptop oder von unterwegs mit dem Smartphone. Schnell ist erkennbar, wer überlastet ist und wer eventuell Arbeit abnehmen kann. Durch die optimierte Arbeitsaufteilung können du und dein Team effizient den Aufgaben nachgehen.

Als zusätzliches Feature lassen sich zahlreiche Analysemöglichkeiten im Dashboard von „Clockout“ auswählen und mit unterschiedlichen Filtern versehen. Zeiträume werden grafisch abgebildet und können so schneller miteinander verglichen werden. Das macht nicht nur Spaß, sondern sorgt auch dafür, dass bestimmte Prognosen schnell erledigt sind.

Für die Einarbeitung in „Clockout“ ist keine zeitaufwändige Schulung notwendig, denn die Zeiterfassung mit Clockout ist super einfach gestaltet. Mit einem schnellen Klick startest du deinen Arbeitstag. Ein Klick auf den Pausebutton läutet deine Mittagspause ein und mit einem weiteren Knopfdruck heißt es später: „Ab in den Feierabend!“

Clockout Dashboard

Clockout bietet zahlreiche Analysemöglichkeiten, wie zum Beispiel automatisierte Berichte und Statistiken.

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Immer gesetzeskonform

Es gelten strikte Dokumentations- und Nachweispflichten aller Arbeitnehmer, nicht erst seit der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO). Arbeitgeber können schnell in die Bredouille geraten, wenn Arbeitszeitverstöße entstehen und gegen unternehmensspezifische Regularien verstoßen wird. Die DSGVO stellt für Unternehmen jeglicher Größe eine ziemliche Herausforderung dar, die einen hohen Bearbeitungsaufwand mit sich zieht. Arbeitgeber müssen für eine ausführliche Dokumentation der Arbeitszeiten Sorge tragen. So sieht es auch der Europäische Gerichtshof (EuGH). Am 14.05.2019 entschied dieser, dass alle EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System zu schaffen, bei dem die tägliche Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden kann. Mit einer elektronischen Zeiterfassung können Arbeitgeber die Einhaltung des Mindestlohngesetzes nachweisen. Dies ist gerade bei Teilzeitarbeitnehmern ein wichtiger Punkt. Bei ihnen kann es vorkommen, dass nicht durch Freizeit abgegoltene Überstunden bei festem Gehalt zu einer Minderung des Stundenlohns führt, bei denen sie dann unter die Mindestlohnschwelle fallen. Diese Gefahr lässt sich minimieren, indem Zeiterfassung ins Digitale übertragen wird. „Clockout“ gestaltet eine fehlerfreie Zeitdokumentation ohne jegliches Risiko. Die Vorschriften des EuGH-Urteils werden stets berücksichtigt, sodass du mit „Clockout“ einen sicheren Weg für dein Unternehmen wählst – ganz ohne Mehraufwand.

Das Wichtigste in Kürze

  • Digitale Zeiterfassung sorgt für Zeitersparnis
  • Arbeitszeiten werden in Clockout schnell, einfach und sicher erfasst
  • Die Teamarbeit wird durch bessere Einsichten optimiert
  • Die digitale Zeiterfassung mit Clockout ist stets gesetzeskonform
Jacky von Clockout 4. Februar 2021
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